놓친 문의 없이 미답변 관리하는 방법
문의를 놓치는 원인은 대개 기억력이 아니라 목록의 부재입니다. 카카오톡·문자·메일로 문의가 흩어져 들어오면 어디까지 답했는지 확인할 기준점이 없습니다. 답을 기다리는 대화만 따로 모아 대기 시간 순으로 세워 두면, 아침에 목록만 봐도 놓친 문의가 드러납니다.
미답변을 빠뜨리지 않게 만드는 순서
- 1문의 경로를 한 곳으로 모으기메신저·문자·메일·전화로 흩어진 문의를 고객별로 한 줄에 모읍니다. 경로별로 앱을 옮겨 다니면 어느 쪽을 확인했는지가 흐려집니다.
- 2답을 기다리는 대화만 남기기전체 대화 목록이 아니라 마지막 메시지가 고객 쪽인 대화만 남깁니다. 답이 나간 대화는 목록에서 빠지므로 남은 줄 수가 곧 할 일 수가 됩니다.
- 3대기 시간이 긴 순서로 세우기최근 순이 아니라 기다린 시간이 긴 순서로 정렬합니다. 오래 방치된 문의가 아래로 밀려 잊히는 상황을 막습니다.
- 4하루의 시작과 끝에 목록 확인하기아침에 한 번, 업무 종료 전에 한 번 목록을 봅니다. 목록이 비어 있으면 그날 들어온 문의에는 모두 답이 나간 상태입니다.
- 5반복되는 문의는 미리 안내로 돌리기어떤 주제가 달마다 몇 건이었는지 쌓아 두면 반복 질문이 보입니다. 자주 나오는 문의는 미리 안내해 문의 자체를 줄입니다.
알아 둘 점
읽음 표시는 처리 기준이 되지 못합니다
메시지를 읽었다는 사실과 답을 보냈다는 사실은 다릅니다. 확인만 하고 나중에 답하려던 문의가 가장 자주 사라집니다. 기준은 마지막 메시지가 어느 쪽에서 나갔는지여야 합니다.
여러 명이 나눠 맡을수록 목록이 필요합니다
담당자가 여럿이면 서로 상대가 답했으리라 여기는 사이 문의가 비는 구간이 생깁니다. Linktalk은 고객사 단위로 상담을 모아 여러 담당자가 한 화면에서 나눠 맡습니다.
가입 이전 대화도 같은 목록에 올릴 수 있습니다
카카오톡 대화 내보내기 파일을 올리면 가입 전에 오간 대화도 실시간 수집과 같은 규칙으로 정리됩니다. 아직 답하지 않은 채 넘어온 문의가 있으면 함께 드러납니다.
자주 묻는 질문
카카오톡 문의를 놓치지 않으려면 어떻게 해야 하나요?
답을 기다리는 대화만 따로 모아 대기 시간이 긴 순서로 보는 목록을 만드는 것이 가장 확실합니다. Linktalk은 메신저·문자·메일·전화 상담을 고객별로 모으고, 답이 나가지 않은 방을 대기 시간 순으로 올려 줍니다.
여러 담당자가 나눠 맡아도 중복 없이 관리되나요?
고객사 단위로 상담이 모이기 때문에 담당자가 여럿이어도 같은 화면을 봅니다. 답이 나간 대화는 미답변 목록에서 빠지므로 누가 이미 처리했는지 따로 물어볼 필요가 없습니다.
고객도 별도 앱을 설치해야 하나요?
아닙니다. 고객은 쓰던 카카오톡을 그대로 씁니다. 실시간 수집을 신청하면 세팅된 연동 계정을 받아 상담방에 초대하기만 하면 됩니다.
어떤 문의가 반복되는지도 볼 수 있나요?
주제별 건수가 달마다 쌓입니다. 반복되는 질문을 골라 미리 안내하면 같은 문의가 다시 들어오는 횟수를 줄일 수 있습니다.